이번시간에는 시말서(경위서) 쓰는방법과 양식에 대해 알아보고자 합니다. 회사생활을 하다보면 의도치 않은 상황이 발생될때 작성하게 되는데 시말서에 대해 궁금하신 분들에게 도움이 되길 바랍니다.
시말서란
경위서란 어떤 일 또는 사건 사고가 발생했을 때 그 시작에서부터 끝까지 일이 벌어진 경위를 작성한 문서 양식을 말합니다. 예를 들어 지각, 무단결근, 업무태만, 규정 위반 등을 꼽을 수 있습니다.
경위서를 문서 양식으로 작성하는 이유는
첫째, 사건의 원인을 보고하고 대책을 모색하기 위해서이고
둘째, 사건에 대한 본인의 잘못이 있을 경우에 이에 대한 잘못을 인정하고 그 사건이 다시는 일어나지 않도록 해결책 내지는 대책을 모색하기 위해서입니다.
시말서 VS 경위서
"시말서"는 업무 과실에 대한 사유를 기재한 문서 양식을 의미합니다. 작성자는 자신의 과실에 대한 내용을 적으며, 다음부터는 이러한 일이 발생되지 않도록 구체적으로 담습니다. 반성문과 비슷한 느낌입니다.
"경위서"는 어떤 일이나 사건이 벌어진 경위를 기재한 문서 양식을 의미합니다. 사건의 시작부터 끝까지, 그리고 어떻게 해서 이러한 일이 발생했는지 적어야 하기 때문에 객관적인 내용을 중심으로 작성합니다.
시말서와 경위서를 구분해서 사용하는 회사도 있지만, 일반적으로 시말서와 경위서는 같은 문서로 취급합니다. "시말서"는 일본어에서 온 단어이므로, 국립국어원에서는 "경위서"로 번역하여 사용하는 것이 좋다고 권고하고 있습니다.
경위서(시말서) 작성 사유
경위서는 회사 규정을 위반한 경우나 어떤 일이나 사건, 사고가 발생하여 회사에 피해가 발생한 경우 작성됩니다. 사건, 사고의 내용과 목적에 따라 다양한 형태의 경위서를 작성할 수 있습니다.
사고 경위서의 경우, 회사 차량 사고나 다른 사고가 발생한 경우 육하원칙에 따라 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜에 대한 내용을 순서대로 작성해야 합니다.
근태 경위서의 경우, 근로자가 예기치 못한 지각, 결근, 조퇴 등 근태 관리에 문제가 발생했을 때 해당 근태에 대한 사유서를 작성해야 합니다.
경위서(시말서) 작성방법
- 사고의 경위
- 사건의 내용
- 사건의 원인과 대책
✅ 사고의 경위
- 간단하고 명료하게 작성해야 합니다.
✅ 사건의 내용
- 사건이 일어난 처음부터 끝까지 시간순으로 작성해야 합니다.
- 객관적으로 서술해야 합니다.
✅ 사건의 원인과 대책
- 사건의 원인을 밝혀야 합니다.
- 본인의 과실이라면, 문제를 해결하려는 자세와 반성하는 자세를 갖추어야 합니다.
- 책임소재를 명확하게 하고 대책을 수립해야 합니다.
경위서(시말서) 예시
다음은 거래처와의 계약상 문제가 있어, 회사에 명백한 금전적인 손해를 입힌 경우 작성한 시말서 예시입니다.
"본인은 금번 거래처 (주)ㅇㅇㅇ과의 ㅇㅇㅇ건의 계약에 있어, 본인의 계약서 작성 부주의로 인해 회사에 경제적으로 많은 손실을 야기하게 된 것에 대해 깊이 반성하고 있습니다. 추후에는 이러한 실수를 범하지 않을 것을 서약합니다. 이에 시말서를 제출합니다."
과도한 경위서(시말서) 요구하는 경우
시말서는 보통 회사나 직장 동료에게 피해를 끼쳤을 때 작성하는 것이지만, 사소한 일이나 시말서 작성이 불필요한 경우에도 요구하는 경우가 있습니다. 실제로 1분 일찍 퇴근하거나 업무 시간에 간식을 먹었다는 이유로 시말서 작성을 요구하는 경우도 있다고 합니다.
현재, 고용노동부의 ‘직장 내 괴롭힘’ 매뉴얼에는 시말서 강요를 직장내 괴롭힘으로 명시하고 있습니다. 따라서, 과도한 시말서 작성을 요구하는 경우에는 가혹행위, 폭언, 시말서 작성 지시 등을 일지 형식으로 기록하여 관할 지방 노동청에 제기하면 도움을 받을 수 있습니다.
마무리
경위서 작성은 개인적인 역량 뿐만 아니라 조직 내에서 필요한 역량이기도 합니다. 따라서 경위서 작성 방법에 대해 잘 파악하고, 실제 업무에서 적용하는 것이 필요합니다. 이를 통해 조직의 업무 효율성을 높일 수 있습니다.